RADAR+ Online

Word Abonnee

Tekst: Marlies Jansen

BN_timemanagement.jpg

Timemanagement "Maak je hoofd leeg"

De hoeveelheid informatie die we per dag aan­geboden krijgen, staat gelijk aan 174 kranten. Laat je niet gek maken door overtollige informatie. Zowel thuis als op je werk.

Ook als je vrouw bent: nooit meer multitasken
Multitasken – zoals tussendoor een mailtje beantwoorden, een collega te woord staan of social media checken terwijl je met een klus bezig bent – is killing. ‘Dat we zo ”druk” zijn, komt doordat we te veel tegelijk doen. Dat kunnen onze hersenen niet verwerken,’ zegt Annemie Schuitemaker, directeur van Career & Live (dat onder meer trainingen geeft over informatie overkill, multitasken en technostress). We doen steeds minder en maken meer fouten, waardoor de to do-lijst alsmaar groeit. Ons brein kan namelijk maar één functie tegelijk uitoefenen. Lopen en praten gaan prima samen, omdat lopen een routinetaak is. Vrouwen líjken echter wel te kunnen multitasken, bijvoorbeeld tijdens het koken. Groente snijden, intussen pasta koken, het vlees tijdig in de pan leggen en luisteren naar verhalen van de kinderen: geen probleem. Maar ook dit zijn in feite routineklussen. Zodra er iets onverwachts gebeurt (de buurvrouw komt langs), kookt de pasta over of brandt het vlees aan. ‘Dus ook vrouwen zijn geen goede multitaskers,’ stelt Theo Compernolle in zijn boek Ontketen je brein.

Hocus Focus
Tijdverspilling wordt vooral veroorzaakt door een gebrek aan focus, weet professional organizer Monique Lutz van MeerRuimte.nu. Dan laat je je (af)leiden door andere dingen die op je pad komen zoals mails, Facebook-updates en filmpjes met kattenbloopers en moordlustige clowns. Door de waan van de dag dus. Je hebt je tijd écht zelf in de hand.
• Focus je op wat je écht wilt doen die dag. Kies twee of drie dingen en maak een takenlijst.
• Plan blokken in van 1 of 2 uur waarin je geconcentreerd werkt aan die klussen.
• Zet alle afleidende tril-, piep- en meldingsfuncties op je (mobiele) apparaten uit.
• Neem pas daarna je welverdiende pauze om nieuws te checken of op Facebook te kijken. Maar bedenk bij surfen ‘ter ontspanning’ ook: hoeveel tijd wil je hier maximaal aan besteden? Stel desnoods een timer in.

Maanden zoet met vakantie boeken
Ook zo’n moeite je vakantie online te boeken? Het aanbod is zo groot, en je komt allerlei leuke (veel te dure) accommodaties tegen… voor je het weet ben je de draad kwijt en weet je niet eens meer naar welk land je wilde. Ook hier geldt: bepaal vooraf je doel. Wat voor vakantie wil je precies? Waar, voor hoeveel personen en wat mag het maximaal kosten? Prent dat duidelijk in voor jezelf wanneer je aan de slag gaat. Hang desnoods een memootje in de linkerbovenhoek van je scherm om je eraan te helpen herinneren.

Een dag uit de lucht
Annemie Schuitemaker van Career & Live introduceerde de No Mobile Devices Day (Dag Zonder Schermen). ‘Af en toe móet je even onbereikbaar zijn. De stress die het oplevert als je 37 keer per uur naar je smartphone grijpt zoals sommige mensen doen, is dwangmatig. Door het idee dat we altijd bereikbaar moeten zijn, denken we geen keuze te hebben. Maar dat hebben we natuurlijk wel.’ Zelf zet Schuitemaker elke vrijdag mail en telefoon uit. ‘Mensen die mij bellen of mailen, krijgen een bericht dat ik op vrijdag uit de lucht ben. Alleen voor mijn kinderen ben ik bereikbaar. Zo’n dag is heerlijk, dan ervaar je hoeveel rust het geeft als je ongestoord boodschappen kunt doen of aan een klus kunt werken.’ Ook Schuitemaker zegt dat het dealen met al die informatie een kwestie van bewust kiezen is. Niet alleen wanneer en hoe lang je iets doet, maar ook: op welk apparaat wil je bijvoorbeeld je mail? ’We zijn doorgeslagen, hebben soms op wel vijf apparaten onze mail. Houd je inbox bijvoorbeeld alleen op je pc, waarom zou je die ook op je smartphone moeten hebben? Als het heel dringend is, belt iemand wel. Mail hoef je echt niet binnen een uur te beantwoorden.’



De energieslurpende mailbox
De mailbox is een geduchte afleider gedurende de werkdag. Steeds weer bericht van iemand die een beroep op je doet, en dan die hoevéélheid! Wie raakt daar níet het overzicht in kwijt?
Grootste valkuil: je laat je leiden door alles wat zich aandient in de mail. Neem de regie terug. Start je dag daarom níet met je mail bekijken, maar doe eerst de belangrijkste taken van die dag en kijk pas om een uur of elf naar je mail.
Check slechts op twee momenten per dag je mail. Bijvoorbeeld om 11.00 en om 15.00 uur – dan kun je nog ad hoc kwesties oppakken voor je werkdag ten einde is.
Maak een snelle selectie:
• direct lezen en afhandelen;
• direct weggooien;
• wel bewaren maar later lezen/afhandelen. Verplaats deze laatste categorie naar een map (‘nog te doen’ of iets in die geest). Zo voorkom je ook dat veel taken in de berichtenbulk blijven staan, waardoor je het overzicht verliest (en je met een onrustig, vol hoofd blijft lopen). Laat tot slot niet belangrijke, maar afleidende mails automatisch binnenkomen in aparte mappen. Facebook- en LinkedIn-updates, nieuwsbrieven en post van de voetbalvereniging sla je zo meteen op in mappen die je bijvoorbeeld ‘Social media’, ‘Voetbal’ et cetera noemt. Outlook heeft hier standaard een hulpje voor: ga op de betreffende mail staan en klik op ‘Regels’ in de menubalk bovenin het scherm. Klik dan op de optie ‘Berichten van XX altijd verplaatsen’ en selecteer vervolgens naar welke map. Klaar! Geniet van de rust in je mailbox en bekijk die berichten op een moment waarop het jou uitkomt.

Beweeg! Sport!
Bewegen is écht cruciaal voor de hersenen, betoogt neurobioloog Erik Scherder in zijn boek Laat je hersenen niet zitten. Als je elke dag een half uur in een stevig (!) tempo loopt, raken de hersenen beter doorbloed. Je brengt de stofwisseling in het brein op een hoger niveau, wat de denkprocessen bevordert. Als je loopt, zet je de motor van het denken aan. Je brengt de hersenen in een zodanig activiteitsniveau, dat je alert bent. Je denkt sneller, wordt scherper en kunt je beter concentreren, aldus de beweegprofessor. Allemaal zaken die je focus verbeteren én besluitbaardiger maken, zodat je sneller kiest uit alle info in plaats van erin te verzuipen. (bron: NPO’s Brandpunt).

Handige hulpjes
Check je op het werk tussen de zaken door steeds je Facebookpagina? Zit je te twitteren terwijl je kinderen bovenin het klimrek om je aandacht vechten of schuim je nieuwtjessites af als je een harde deadline hebt? Er zijn handige programma’s waarmee je je internettoegang kunt beheren, zoals Freedom en Leechblok (van browser Firefox). Zo kun je internet blokkeren op momenten waarop je je niet wilt laten afleiden, en tijdslimieten instellen. Er zijn ook apps om in blokken te kunnen werken, zoals Focusbooster. Je kunt natuurlijk ook een ouderwetse kookwekker gebruiken.+




Sluiten

INHOUDSOPGAVE
inhoud_r2.png